Lorsque l’on planifie un événement de gala pour la première fois, il est compréhensible de vouloir s’assurer qu’il fasse impression et se démarque de la masse.
La plupart des soirées de gala sont assez traditionnelles et ont une structure bien définie.
La plupart des soirées de gala sont assez traditionnelles et ont une structure bien définie. Cependant, qu’il s’agisse de remplacer votre groupe traditionnel par des conférenciers après le dîner ou de faire des choix judicieux en matière de lieu et de menu, il y a ici de la place pour ajouter votre propre empreinte et créer une soirée unique pour vos invités.
Voici quelques-uns des domaines dans lesquels vous pouvez sortir un peu des sentiers battus, tout en gardant toutes les caractéristiques d’un authentique événement de gala !
Lieu
Le lieu dans lequel vous choisissez d’organiser votre événement, peut définir ce qui est possible avec ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire avec votre événement. Par conséquent, il est important de planifier ce que vous êtes susceptible d’offrir dans le cadre de votre événement avant de décider de l’emplacement.
Pour faire de votre événement de gala une soirée inoubliable, choisissez judicieusement votre lieu ! Après tout, le lieu et la salle constituent la toile de fond. Par exemple, l’éclairage et les effets spécifiques sont un élément puissant qui peut donner vie à votre événement, alors assurez-vous de vous renseigner sur les détails des options disponibles et si des restrictions sont accompagnées de l’espace événementiel.
Dans le cadre d’une soirée de gala, il est important de choisir le lieu de l’événement.
De plus, vous voudrez également vous assurer que l’espace a la taille parfaite pour votre événement. Trop petit et vos invités se sentiront à l’étroit et vos options de divertissement seront limitées. Trop grand et votre événement risque de perdre de son ambiance et de son impact.
Structure
Tout en conservant la structure traditionnelle d’un événement de gala, vous pouvez prévoir des ajouts et des suppléments qui améliorent chaque partie.
La structure d’un événement de gala est très importante.
Par exemple, proposez une sorte de divertissement autre qu’une agréable musique de fond au début de votre événement, pendant que vos invités s’installent et profitent de leurs boissons d’avant dîner.
Un dîner de gala ne serait pas le même sans un dîner assis formel, donc le troquer contre autre chose n’est pas recommandé. Cependant, c’est un domaine où vous pouvez le rendre spécial en choisissant des choix alimentaires de luxe et des thèmes et décorations de table intéressants et déclarés.
Pré-dîner
Il arrive souvent que les organisateurs d’événements se concentrent sur le divertissement à la fin de la soirée. Ce faisant, l’opportunité de planter le décor de la soirée pour vos invités peut être facilement négligée. Pourtant, cela peut ajouter tellement de valeur et vraiment démarquer votre événement du reste.
Que vous décidiez d’opter pour un divertissement inspirant, réconfortant ou léger et amusant, il devra se fondre parfaitement dans le thème de votre événement afin de compléter, plutôt que de distraire, la soirée qui s’annonce.
Les chœurs et les chaises musicales sont des exemples de ce que vous pouvez faire.
Des chorales et harpistes aux illusionnistes, en passant par les danseurs aériens et les spectacles de lumière – chacun ajoutera un élément différent qui évoquera des émotions différentes. Choisissez la réponse émotionnelle que vous souhaitez obtenir et sélectionnez les divertissements qui y correspondent.
Il s’agit là d’un véritable défi.
La nourriture fait souvent jaser dans n’importe quel événement, alors assurez-vous que ce ne sont que des compliments que font vos invités ! Pour correspondre au dress code vestimentaire formel du dîner de gala, vous voudrez vous assurer que les choix de menu sont frais, de haute qualité et visuellement époustouflants !
C’est le genre d’événement où vous devez effectivement mettre le paquet sur cet élément particulier pour vraiment lui donner le facteur wow. Pourquoi se contenter de trois plats quand vous pouvez aller plus loin ?
Cela dit, évitez d’y aller trop fort et restez tout de même sur des options sûres – par exemple ; du poisson et non des cuisses de grenouilles !
Après le dîner
Après que vos invités ont dégusté de délicieux plats et du bon vin, vous voudrez proposer d’autres divertissements pour clôturer la soirée. Alors que la plupart des événements de gala incluent une certaine forme de musique en direct, c’est ici que vous pouvez créer quelque chose d’unique et de spécial.
La soirée de gala est un événement unique.
Au lieu d’un groupe de musique live ou peut-être en plus d’un groupe, envisagez différentes formes de divertissement qui pourraient ajouter une valeur inattendue, comme le choix d’un conférencier spécifique après le dîner pour s’adapter au thème de votre événement.
Si vous souhaitez également conserver les éléments traditionnels d’un groupe de musique en direct, vous pouvez, bien sûr, l’avoir après le repas.
La musique est un élément essentiel de votre événement.
